Đơn xin nghỉ phép năm (hay còn gọi là đơn xin nghỉ phép) là một văn bản chính thức được nhân viên sử dụng để yêu cầu công ty hoặc tổ chức cho phép nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết đơn xin nghỉ phép, bao gồm các phần quan trọng và những lưu ý cần thiết:
I. Cấu trúc của đơn xin nghỉ phép:
Một đơn xin nghỉ phép đầy đủ thường bao gồm các phần sau:
1.
Thông tin người gửi:
Họ và tên:
Chức vụ:
Bộ phận/Phòng ban:
2.
Thông tin người nhận:
Họ và tên người quản lý/người có thẩm quyền duyệt đơn:
Chức vụ:
Bộ phận/Phòng ban (nếu cần):
Tên công ty/tổ chức:
3.
Tiêu đề:
“ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP” (Viết hoa, in đậm)
4.
Nội dung chính:
Lời chào:
Kính gửi (Ông/Bà) [Tên người nhận].
Mục đích:
Nêu rõ mục đích của việc xin nghỉ phép. Ví dụ: “Tôi viết đơn này để xin được nghỉ phép năm…”
Thời gian nghỉ:
Ghi rõ ngày bắt đầu nghỉ và ngày kết thúc nghỉ (bao gồm cả thứ, ngày, tháng, năm). Ví dụ: “từ ngày 15/05/2024 (Thứ Tư) đến hết ngày 19/05/2024 (Chủ Nhật).”
Tổng số ngày nghỉ:
Ghi rõ tổng số ngày nghỉ, bao gồm cả ngày nghỉ cuối tuần (nếu có). Ví dụ: “Tổng cộng: 5 ngày.”
Lý do nghỉ phép:
Giải thích ngắn gọn và trung thực lý do xin nghỉ phép. (Xem thêm các ví dụ về lý do ở phần dưới).
Cam kết:
Nêu rõ các biện pháp đã thực hiện để đảm bảo công việc được bàn giao và không bị gián đoạn trong thời gian nghỉ. Ví dụ: “Tôi đã bàn giao toàn bộ công việc đang thực hiện cho đồng nghiệp [Tên đồng nghiệp] và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để đảm bảo công việc được tiếp tục suôn sẻ.”
Thông tin liên lạc:
Cung cấp số điện thoại hoặc email để người quản lý có thể liên lạc trong trường hợp khẩn cấp.
Lời cảm ơn và mong đợi:
“Kính mong (Ông/Bà) xem xét và chấp thuận đơn xin nghỉ phép này. Tôi xin chân thành cảm ơn.”
5.
Chữ ký:
Ký tên và ghi rõ họ tên.
6.
Ngày tháng năm:
Ghi rõ ngày, tháng, năm làm đơn.
II. Mẫu đơn xin nghỉ phép chi tiết (ví dụ):
“`
[Địa điểm], ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm]
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi:
Ông/Bà [Tên người quản lý]
[Chức vụ]
[Bộ phận/Phòng ban]
Công ty/Tổ chức: [Tên công ty/tổ chức]
Tôi tên là: [Họ và tên]
Chức vụ: [Chức vụ]
Bộ phận/Phòng ban: [Bộ phận/Phòng ban]
Tôi viết đơn này để xin được nghỉ phép năm để [Mục đích nghỉ phép, ví dụ: “về thăm gia đình”, “đi du lịch”, “giải quyết việc cá nhân”, v.v.].
Thời gian nghỉ: từ ngày 15/05/2024 (Thứ Tư) đến hết ngày 19/05/2024 (Chủ Nhật).
Tổng cộng: 5 ngày.
Lý do nghỉ phép: [Giải thích lý do ngắn gọn, ví dụ: “Do gia đình tôi có việc riêng cần giải quyết.”, “Tôi muốn có thời gian nghỉ ngơi sau thời gian làm việc căng thẳng.”, “Tôi muốn đi du lịch cùng gia đình.”].
Để đảm bảo công việc không bị gián đoạn trong thời gian tôi nghỉ phép, tôi đã/sẽ:
Bàn giao toàn bộ công việc đang thực hiện cho đồng nghiệp [Tên đồng nghiệp].
Cung cấp đầy đủ thông tin và hướng dẫn cần thiết cho [Tên đồng nghiệp] để tiếp tục công việc.
Hoàn thành các công việc quan trọng trước khi nghỉ phép.
[Liệt kê các biện pháp cụ thể khác].
Trong trường hợp khẩn cấp, xin vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại: [Số điện thoại] hoặc email: [Địa chỉ email].
Kính mong Ông/Bà xem xét và chấp thuận đơn xin nghỉ phép này. Tôi xin chân thành cảm ơn.
Kính thư,
[Chữ ký]
[Họ và tên]
“`
III. Các lý do xin nghỉ phép phổ biến:
Nghỉ phép năm:
Đây là lý do phổ biến nhất, sử dụng quyền lợi nghỉ phép được hưởng theo quy định của công ty và pháp luật.
Việc cá nhân:
Bao gồm các công việc riêng tư cần giải quyết như: làm thủ tục hành chính, sửa chữa nhà cửa, giải quyết các vấn đề tài chính, v.v.
Việc gia đình:
Bao gồm các sự kiện gia đình quan trọng như: đám cưới, tang lễ, sinh nhật, giỗ chạp, chăm sóc con cái hoặc người thân bị ốm, v.v.
Sức khỏe:
Bao gồm các trường hợp ốm đau cần nghỉ ngơi để hồi phục sức khỏe, hoặc đi khám bệnh, chữa bệnh.
Du lịch:
Đi du lịch, nghỉ dưỡng để thư giãn và tái tạo năng lượng.
Tham gia khóa học/đào tạo:
Tham gia các khóa học nâng cao trình độ chuyên môn hoặc kỹ năng.
Nghỉ việc riêng (unpaid leave):
Nghỉ không lương để giải quyết các vấn đề cá nhân hoặc gia đình quan trọng, thường được sử dụng khi đã hết phép năm hoặc không đủ điều kiện hưởng phép.
IV. Những lưu ý quan trọng khi viết đơn xin nghỉ phép:
Thời gian nộp đơn:
Nên nộp đơn xin nghỉ phép càng sớm càng tốt, đặc biệt là đối với những kỳ nghỉ dài ngày hoặc những thời điểm công ty có nhiều việc. Điều này giúp người quản lý có thời gian sắp xếp công việc và tìm người thay thế (nếu cần).
Ngôn ngữ:
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng và rõ ràng.
Thông tin chính xác:
Cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết.
Lý do hợp lý:
Giải thích lý do xin nghỉ phép một cách trung thực và hợp lý. Tránh những lý do quá chung chung hoặc không thuyết phục.
Bàn giao công việc:
Đảm bảo bàn giao công việc đầy đủ và chi tiết cho đồng nghiệp hoặc người thay thế.
Thái độ chuyên nghiệp:
Thể hiện thái độ chuyên nghiệp và trách nhiệm trong công việc, ngay cả khi xin nghỉ phép.
Tuân thủ quy định:
Tìm hiểu và tuân thủ các quy định về nghỉ phép của công ty.
Kiểm tra kỹ:
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi nộp đơn.
Sao lưu:
Giữ lại một bản sao của đơn xin nghỉ phép để làm bằng chứng (nếu cần).
V. Một số mẹo để tăng khả năng được duyệt đơn:
Trao đổi trước với người quản lý:
Trước khi viết đơn, nên trao đổi trực tiếp với người quản lý về kế hoạch nghỉ phép của mình.
Chọn thời điểm thích hợp:
Tránh xin nghỉ phép vào những thời điểm công ty đang bận rộn hoặc có dự án quan trọng.
Đề xuất giải pháp:
Nếu có thể, hãy đề xuất các giải pháp để đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng trong thời gian bạn nghỉ phép.
Thể hiện sự sẵn sàng hỗ trợ:
Ngỏ ý sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp từ xa (nếu có thể) trong thời gian nghỉ phép.
Hy vọng những hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn viết được một đơn xin nghỉ phép đầy đủ, chuyên nghiệp và được chấp thuận. Chúc bạn thành công!
https://login.proxy.uwec.edu/login?qurl=https%3a%2f%2fdonxinviec.com