CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG THUÊ DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Số: [Số hợp đồng]/HĐTC-[Năm]
Hôm nay, ngày 18 tháng 05 năm 2025, tại [Địa điểm ký kết hợp đồng], chúng tôi gồm có:
BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
-
Tên công ty/cá nhân: [Tên công ty hoặc cá nhân]
-
Địa chỉ: [Địa chỉ cụ thể]
-
Mã số thuế: [Mã số thuế, nếu có]
-
Số điện thoại: [Số điện thoại liên hệ]
-
Đại diện: [Họ và tên người đại diện]
-
Chức vụ: [Chức vụ của người đại diện]
-
Tài khoản ngân hàng: [Thông tin tài khoản, nếu có]
BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
-
Tên công ty: [Tên công ty tổ chức sự kiện]
-
Địa chỉ: [Địa chỉ cụ thể]
-
Mã số thuế: [Mã số thuế]
-
Số điện thoại: [Số điện thoại liên hệ]
-
Đại diện: [Họ và tên người đại diện]
-
Chức vụ: [Chức vụ của người đại diện]
-
Tài khoản ngân hàng: [Thông tin tài khoản, nếu có]
Căn cứ:
-
Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 24 tháng 11 năm 2015;
-
Luật Thương mại số 36/2005/QH11 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005;
-
Các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến hợp đồng dịch vụ và tổ chức sự kiện;
-
Nhu cầu thuê dịch vụ tổ chức sự kiện của Bên A và khả năng cung cấp dịch vụ của Bên B.
Hai bên cùng thống nhất ký kết Hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện với các điều khoản và điều kiện như sau:
ĐIỀU 1: ĐỐI TƯỢNG HỢP ĐỒNG
1.1. Bên A đồng ý thuê và Bên B đồng ý cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện [mô tả loại sự kiện, ví dụ: hội nghị doanh nghiệp, lễ khai trương, tiệc cưới, hoặc sự kiện quảng bá sản phẩm] theo yêu cầu của Bên A.
1.2. Thông tin về sự kiện:
-
Tên sự kiện: [Tên sự kiện, ví dụ: Lễ khai trương chi nhánh mới, Hội nghị khách hàng 2025]
-
Thời gian tổ chức: Từ [giờ] ngày [Ngày/Tháng/Năm] đến [giờ] ngày [Ngày/Tháng/Năm].
-
Địa điểm tổ chức: [Địa chỉ cụ thể, ví dụ: Trung tâm hội nghị [Tên trung tâm], Khách sạn [Tên khách sạn], hoặc Quảng trường [Tên địa điểm]].
-
Số lượng khách mời dự kiến: [Số lượng, ví dụ: 200 khách].
-
Mục tiêu sự kiện: [Mô tả mục tiêu, ví dụ: quảng bá thương hiệu, tri ân khách hàng, hoặc kỷ niệm thành lập công ty].
1.3. Phạm vi dịch vụ tổ chức sự kiện bao gồm:
-
Lên kế hoạch chi tiết và kịch bản chương trình cho sự kiện.
-
Thiết kế, trang trí và bố trí không gian sự kiện, bao gồm [liệt kê cụ thể, ví dụ: sân khấu, backdrop, bàn tiệc, hoặc khu vực chụp ảnh].
-
Cung cấp nhân sự điều hành sự kiện, bao gồm [liệt kê, ví dụ: MC, nhân viên kỹ thuật, lễ tân, hoặc nhân viên phục vụ].
-
Thuê và quản lý các dịch vụ bổ trợ, chẳng hạn như âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, hoặc biểu diễn nghệ thuật.
-
Sản xuất các vật phẩm sự kiện, bao gồm [liệt kê, ví dụ: thiệp mời, quà tặng, banner, hoặc video trình chiếu].
-
Đảm bảo vệ sinh, an ninh, và an toàn trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
-
Phối hợp với Bên A và các bên liên quan để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
1.4. Địa điểm thực hiện dịch vụ: [Địa chỉ cụ thể của sự kiện, hoặc các địa điểm liên quan như văn phòng chuẩn bị, kho lưu trữ thiết bị].
1.5. Thời gian thực hiện dịch vụ:
-
Giai đoạn chuẩn bị: Từ ngày [Ngày/Tháng/Năm] đến ngày [Ngày/Tháng/Năm].
-
Giai đoạn thực hiện sự kiện: Ngày [Ngày/Tháng/Năm].
-
Giai đoạn hoàn tất và bàn giao: Trong vòng [số ngày, ví dụ: 03 ngày] sau khi sự kiện kết thúc.
ĐIỀU 2: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A
2.1. Quyền của Bên A:
-
Yêu cầu Bên B thực hiện dịch vụ tổ chức sự kiện đúng theo các điều khoản được quy định trong hợp đồng, bao gồm kịch bản, tiến độ, và chất lượng.
-
Kiểm tra, giám sát quá trình chuẩn bị và thực hiện sự kiện, bao gồm việc xem xét thiết kế, vật phẩm, và các dịch vụ bổ trợ.
-
Yêu cầu Bên B cung cấp báo cáo tiến độ, hóa đơn, hoặc chứng từ liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.
-
Yêu cầu Bên B sửa đổi, bổ sung hoặc khắc phục các hạng mục không đạt yêu cầu mà không phải chịu thêm chi phí.
-
Yêu cầu Bên B thay thế nhân sự hoặc nhà cung cấp phụ nếu không đáp ứng yêu cầu về năng lực, thái độ, hoặc chất lượng dịch vụ.
-
Được quyền chấm dứt hợp đồng trước thời hạn nếu Bên B vi phạm nghiêm trọng các điều khoản của hợp đồng, sau khi đã thông báo bằng văn bản và không nhận được biện pháp khắc phục trong vòng [số ngày, ví dụ: 07 ngày].
2.2. Nghĩa vụ của Bên A:
-
Cung cấp đầy đủ thông tin, yêu cầu chi tiết, và tài liệu cần thiết để Bên B lập kế hoạch và tổ chức sự kiện, bao gồm [liệt kê cụ thể, ví dụ: danh sách khách mời, thông điệp thương hiệu, hoặc yêu cầu về thực đơn].
-
Thanh toán đầy đủ và đúng hạn chi phí dịch vụ tổ chức sự kiện cho Bên B theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng.
-
Tạo điều kiện thuận lợi cho Bên B trong quá trình thực hiện dịch vụ, bao gồm việc cung cấp quyền tiếp cận địa điểm sự kiện, hỗ trợ cấp phép (nếu cần), hoặc phối hợp với các bên liên quan.
-
Thông báo kịp thời cho Bên B về bất kỳ thay đổi nào liên quan đến yêu cầu sự kiện, chẳng hạn như số lượng khách mời, thời gian, hoặc nội dung chương trình.
-
Chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của các thông tin, tài liệu cung cấp cho Bên B.
-
Không can thiệp vào công tác quản lý nhân sự hoặc nhà cung cấp phụ của Bên B, trừ khi có thỏa thuận khác.
ĐIỀU 3: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B
3.1. Quyền của Bên B:
-
Được nhận đầy đủ chi phí dịch vụ tổ chức sự kiện theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.
-
Yêu cầu Bên A cung cấp thông tin, tài liệu, hoặc điều kiện cần thiết để thực hiện dịch vụ.
-
Được quyền từ chối thực hiện các công việc ngoài phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận, trừ khi có phụ lục hợp đồng bổ sung.
-
Được quyền đề xuất các phương án sáng tạo hoặc điều chỉnh kế hoạch tổ chức sự kiện để nâng cao chất lượng, sau khi được Bên A chấp thuận.
-
Được quyền chấm dứt hợp đồng trước thời hạn nếu Bên A vi phạm nghiêm trọng các điều khoản của hợp đồng, sau khi đã thông báo bằng văn bản và không nhận được biện pháp khắc phục trong vòng [số ngày, ví dụ: 07 ngày].
3.2. Nghĩa vụ của Bên B:
-
Lập kế hoạch chi tiết và kịch bản chương trình sự kiện, trình bày cho Bên A phê duyệt trước [số ngày, ví dụ: 07 ngày] trước ngày diễn ra sự kiện.
-
Cung cấp nhân sự chuyên nghiệp, bao gồm [liệt kê, ví dụ: quản lý sự kiện, nhân viên kỹ thuật, MC, hoặc nhân viên phục vụ], đảm bảo đáp ứng yêu cầu về năng lực và thái độ.
-
Thuê và quản lý các dịch vụ bổ trợ, chẳng hạn như âm thanh, ánh sáng, biểu diễn nghệ thuật, hoặc catering, đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ.
-
Sản xuất và cung cấp các vật phẩm sự kiện đúng theo thiết kế và yêu cầu của Bên A, bao gồm [liệt kê, ví dụ: thiệp mời, quà tặng, hoặc banner].
-
Đảm bảo vệ sinh, an ninh, và an toàn tại địa điểm sự kiện, phối hợp với các đơn vị an ninh hoặc cơ quan chức năng khi cần thiết.
-
Cung cấp báo cáo tiến độ định kỳ (hàng tuần hoặc theo yêu cầu) và báo cáo tổng kết sau khi sự kiện kết thúc.
-
Đảm bảo tính bảo mật của các thông tin, tài liệu do Bên A cung cấp trong quá trình thực hiện dịch vụ.
-
Tuân thủ các quy định pháp luật, quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, và các quy định khác trong quá trình tổ chức sự kiện.
-
Chịu trách nhiệm khắc phục hoặc bồi thường thiệt hại nếu sự kiện không đạt yêu cầu hoặc gây thiệt hại cho Bên A do lỗi của Bên B.
ĐIỀU 4: CHI PHÍ DỊCH VỤ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
4.1. Tổng chi phí dịch vụ: [Số tiền bằng số và chữ, ví dụ: 200.000.000 VNĐ (Hai trăm triệu đồng)]. Chi phí này bao gồm:
-
Chi phí lập kế hoạch và quản lý sự kiện.
-
Chi phí thiết kế, trang trí, và bố trí không gian sự kiện.
-
Chi phí thuê nhân sự, thiết bị, và các dịch vụ bổ trợ (âm thanh, ánh sáng, biểu diễn, catering, v.v.).
-
Chi phí sản xuất vật phẩm sự kiện (thiệp mời, quà tặng, banner, v.v.).
-
[Các chi phí khác, nếu có, ví dụ: chi phí vận chuyển thiết bị].
-
Chi phí trên [bao gồm/không bao gồm] thuế giá trị gia tăng (VAT).
4.2. Phương thức thanh toán:
-
Thanh toán bằng [hình thức, ví dụ: chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt].
-
Thông tin tài khoản nhận thanh toán của Bên B:
-
Tên tài khoản: [Tên tài khoản]
-
Số tài khoản: [Số tài khoản]
-
Ngân hàng: [Tên ngân hàng]
-
4.3. Lịch thanh toán:
-
Đợt 1: [Số tiền, ví dụ: 30% tổng chi phí, tương ứng 60.000.000 VNĐ] được thanh toán trong vòng [số ngày, ví dụ: 05 ngày] kể từ ngày ký hợp đồng, để tạm ứng cho công tác chuẩn bị.
-
Đợt 2: [Số tiền, ví dụ: 50% tổng chi phí, tương ứng 100.000.000 VNĐ] được thanh toán trong vòng [số ngày, ví dụ: 03 ngày] trước ngày diễn ra sự kiện, để hoàn tất các hạng mục chính.
-
Đợt 3: [Số tiền, ví dụ: 20% tổng chi phí còn lại, tương ứng 40.000.000 VNĐ] được thanh toán trong vòng [số ngày, ví dụ: 07 ngày] sau khi sự kiện kết thúc và hoàn tất nghiệm thu.
4.4. Chi phí phát sinh:
-
Trong trường hợp Bên A yêu cầu bổ sung hạng mục, thay đổi quy mô sự kiện, hoặc thêm dịch vụ ngoài phạm vi hợp đồng, hai bên sẽ thỏa thuận chi phí phát sinh bằng phụ lục hợp đồng.
-
Chi phí phát sinh phải được Bên A phê duyệt trước khi thực hiện.
4.5. Hóa đơn và chứng từ: Bên B có trách nhiệm cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng hoặc các chứng từ hợp lệ theo yêu cầu của Bên A sau mỗi lần thanh toán.
ĐIỀU 5: TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỊCH VỤ
5.1. Bên B cam kết thực hiện dịch vụ theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, cụ thể:
-
Hoàn thành kế hoạch và kịch bản chương trình trước ngày [Ngày/Tháng/Năm].
-
Hoàn thành thiết kế, sản xuất vật phẩm, và chuẩn bị địa điểm trước ngày [Ngày/Tháng/Năm].
-
Triển khai sự kiện đúng thời gian: Từ [giờ] ngày [Ngày/Tháng/Năm] đến [giờ] ngày [Ngày/Tháng/Năm].
-
Hoàn tất dọn dẹp và bàn giao địa điểm trong vòng [số giờ, ví dụ: 24 giờ] sau khi sự kiện kết thúc.
5.2. Trong trường hợp có sự chậm trễ do các yếu tố khách quan (thiên tai, dịch bệnh, hoặc các sự kiện bất khả kháng khác), hai bên sẽ thỏa thuận điều chỉnh tiến độ bằng văn bản.
5.3. Bên A có quyền yêu cầu đẩy nhanh tiến độ nếu cần thiết, với điều kiện hai bên thống nhất về chi phí phát sinh (nếu có).
ĐIỀU 6: NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO
6.1. Sau khi hoàn thành sự kiện, Bên B sẽ thông báo bằng văn bản cho Bên A để tiến hành nghiệm thu.
6.2. Quy trình nghiệm thu:
-
Bên A sẽ kiểm tra chất lượng các hạng mục của sự kiện, bao gồm:
-
Kịch bản chương trình và tiến độ thực hiện.
-
Thiết kế, trang trí, và vật phẩm sự kiện.
-
Chất lượng dịch vụ bổ trợ (âm thanh, ánh sáng, catering, biểu diễn, v.v.).
-
Mức độ hài lòng của khách mời (nếu có thể đánh giá).
-
-
Thời gian nghiệm thu: Trong vòng [số ngày, ví dụ: 03 ngày] kể từ ngày sự kiện kết thúc.
-
Biên bản nghiệm thu sẽ được hai bên ký kết, xác nhận sự kiện đã được thực hiện đúng yêu cầu.
6.3. Nếu bất kỳ hạng mục nào không đạt yêu cầu, Bên B có trách nhiệm khắc phục trong vòng [số ngày, ví dụ: 03 ngày] kể từ ngày nhận được thông báo từ Bên A, mà không tính thêm chi phí.
6.4. Sau khi nghiệm thu thành công, Bên B sẽ bàn giao toàn bộ sản phẩm, tài liệu, hoặc vật phẩm sự kiện (nếu có) cho Bên A, đồng thời dọn dẹp sạch sẽ địa điểm sự kiện.
ĐIỀU 7: BẢO MẬT THÔNG TIN
7.1. Bên B cam kết bảo mật toàn bộ thông tin liên quan đến sự kiện, bao gồm thông tin khách mời, nội dung chương trình, hoặc tài liệu do Bên A cung cấp.
7.2. Bên B không được tiết lộ thông tin cho bên thứ ba hoặc sử dụng thông tin vào mục đích khác ngoài phạm vi hợp đồng, trừ khi được Bên A đồng ý bằng văn bản.
7.3. Nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt.
ĐIỀU 8: BỒI THƯỜNG THIỆT HẠI
8.1. Bên B chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu sự kiện không đạt yêu cầu, bị gián đoạn, hoặc gây thiệt hại cho Bên A do lỗi của Bên B, chẳng hạn như sai sót trong tổ chức, hỏng thiết bị, hoặc không đảm bảo an toàn.
8.2. Mức bồi thường sẽ được hai bên thỏa thuận dựa trên thiệt hại thực tế, được xác định thông qua biên bản kiểm tra và đánh giá.
8.3. Trong trường hợp thiệt hại xảy ra do lỗi của Bên A (ví dụ: cung cấp thông tin sai lệch hoặc không đảm bảo điều kiện tổ chức), Bên B không chịu trách nhiệm bồi thường.
ĐIỀU 9: CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG
9.1. Hợp đồng chấm dứt trong các trường hợp sau:
-
Hai bên hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng.
-
Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn bằng văn bản.
-
Một bên vi phạm nghiêm trọng các điều khoản của hợp đồng, dẫn đến việc bên còn lại có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.
9.2. Quy trình chấm dứt hợp đồng:
-
Bên muốn chấm dứt hợp đồng phải thông báo bằng văn bản cho bên còn lại trước [số ngày, ví dụ: 15 ngày].
-
Hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng, xác định các quyền và nghĩa vụ còn lại, bao gồm việc thanh toán các chi phí phát sinh.
9.3. Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng do lỗi của Bên B, Bên B phải hoàn trả [phần chi phí đã nhận hoặc bồi thường thiệt hại, nếu có] cho Bên A.
ĐIỀU 10: BẤT KHẢ KHÁNG
10.1. Các sự kiện bất khả kháng bao gồm nhưng không giới hạn: thiên tai, chiến tranh, dịch bệnh, hoặc các sự kiện nằm ngoài khả năng kiểm soát của hai bên.
10.2. Trong trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng, bên bị ảnh hưởng phải thông báo ngay cho bên còn lại và cung cấp bằng chứng trong vòng [số ngày, ví dụ: 03 ngày].
10.3. Hai bên sẽ thỏa thuận điều chỉnh tiến độ, chi phí, hoặc chấm dứt hợp đồng nếu [số ngày, ví dụ: 30 ngày].
ĐIỀU 11: GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
11.1. Mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này sẽ được giải quyết thông qua thương lượng trên tinh thần thiện chí trong vòng [số ngày, ví dụ: 15 ngày] kể từ ngày phát sinh tranh chấp.
11.2. Nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại [địa điểm, ví dụ: Tòa án nhân dân [Tên thành phố]].
11.3. Chi phí giải quyết tranh chấp (bao gồm án phí, lệ phí tòa án) sẽ do bên thua kiện chịu, trừ khi có thỏa thuận khác.
ĐIỀU 12: HIỆU LỰC HỢP ĐỒNG
12.1. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày [Ngày/Tháng/Năm] và kéo dài đến khi hai bên hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ hoặc hợp đồng bị chấm dứt theo quy định.
12.2. Hợp đồng được lập thành [số lượng, ví dụ: 02] bản, mỗi bên giữ [số lượng, ví dụ: 01] bản, có giá trị pháp lý như nhau.
12.3. Các phụ lục hợp đồng (nếu có) là một phần không tách rời của hợp đồng này và có giá trị pháp lý tương đương.
ĐIỀU 13: CAM KẾT CHUNG
13.1. Hai bên cam kết thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản của hợp đồng này.
13.2. Mọi sửa đổi, bổ sung hợp đồng phải được lập thành văn bản và được cả hai bên ký xác nhận.
13.3. Hai bên xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý với toàn bộ nội dung của hợp đồng này trước khi ký kết.
ĐẠI DIỆN BÊN A
[Họ và tên]
[Chức vụ]
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu, nếu có)
ĐẠI DIỆN BÊN B
[Họ và tên]
[Chức vụ]
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu, nếu có)
PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG (NẾU CÓ)
-
Phụ lục số 1: Kịch bản chi tiết và lịch trình sự kiện.
-
Phụ lục số 2: Danh sách các hạng mục trang trí và vật phẩm sự kiện.
-
Phụ lục số 3: Yêu cầu cụ thể về dịch vụ bổ trợ (âm thanh, ánh sáng, catering, v.v.).